Khách báo đã chuyển khoản và đưa ảnh thành công trong khi cửa hàng chưa thấy tiền vào là tình huống dễ gây căng thẳng. Một quy trình thống nhất giúp nhân viên xử lý lịch sự, đồng thời tránh giao hàng dựa trên hình ảnh chưa được đối chiếu.
Nội dung chính4 mụcXem mục lụcThu gọn
Kiểm trên tài khoản của cửa hàng
Mở lịch sử giao dịch hoặc công cụ nhận tiền đã được chủ cửa hàng phân quyền. Kiểm đúng tài khoản, khoảng thời gian và số tiền; đừng chỉ chờ tiếng loa hoặc thông báo đẩy. Công cụ thông báo là một kênh hỗ trợ, không thay cho việc xác minh dòng tiền khi có chênh lệch.
MB có giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh nhận và quản lý dòng tiền. Dù dùng công cụ nào, cửa hàng vẫn nên có bước kiểm chứng từ phía tài khoản nhận. Thông tin MB dành cho hộ kinh doanh.
Hỏi khách ba thông tin, không xin dữ liệu đăng nhập
Nhờ khách mở giao dịch gốc, đối chiếu người thụ hưởng, số tiền và trạng thái. Xin mã giao dịch để tra soát nếu cần. Không yêu cầu khách đọc OTP, đưa mật khẩu hoặc để nhân viên tự thao tác trên tài khoản ngân hàng.
| Kết quả kiểm tra | Cách xử lý tại quầy |
|---|---|
| Đã vào đúng tài khoản | Xác nhận, hoàn tất đơn |
| Khách chuyển sai người nhận | Khách liên hệ ngân hàng chuyển để tra soát |
| Giao dịch đang xử lý | Giữ đơn chờ theo chính sách cửa hàng |
| Báo thành công nhưng chưa khớp | Lưu mã đơn và mã giao dịch để kiểm tiếp |
Nếu khách muốn thanh toán lần nữa
Thống nhất trước rằng khoản đầu, nếu đến sau, sẽ được kiểm tra và hoàn theo quy trình. Ghi số tiền lần hai, hình thức trả và thông tin liên hệ. Không hứa hoàn ngay khi chỉ có ảnh chụp; cũng không giữ cả hai khoản nếu đã xác minh thanh toán trùng.
Ví dụ đơn 650.000 đồng được trả tiền mặt trong lúc chuyển khoản đang chờ. Cuối ca xuất hiện thêm đúng 650.000 đồng từ khách: nhân viên đánh dấu thu trùng, trình người phụ trách duyệt hoàn và lưu chứng từ. Khoản hoàn nên được đối chiếu người nhận cẩn thận, nhất là khi khách yêu cầu chuyển sang tài khoản khác.
Một câu nói dùng được ở quầy
“Em đang kiểm tra trên tài khoản cửa hàng. Anh/chị giúp em đối chiếu người nhận và mã giao dịch; bên em sẽ giữ đơn trong lúc xác minh.” Cách trao đổi này tập trung vào dữ liệu, không quy kết khách gian lận.
Sau khi xử lý, đóng dòng chờ trong sổ đối soát để ca sau không thu lại hoặc hoàn hai lần. Mỗi trường hợp cần có một người chịu trách nhiệm theo đến kết quả cuối.
